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WAL-MART驗廠咨詢公司---供貨商手冊(ES)(三)

Ethical Standards審核程序

審核程序包括如下幾個步驟:

1.
預審調查表

工廠須逐一填寫回答預審調查表中所列問題,以便審核人員及ES部門初步掌握工廠以及其相關的管理運作情況。可通過如下方法索取預審調查表:
-
登錄Retail Link
-
轉到Supplier Guides(供貨商指南)
-
打開Ethical Standards文件頁面 – 選擇預審調查表

擬接受審核的直接進口供貨商/工廠,須提前將填好的調查表提交相關GP辦事處。審核時,美國本土供貨商/工廠須在現場準備好一份填好的調查表。

2.
啟動審核程序

Ethical Standards
審核程序由供貨商啟動。供貨商Ethical Standards審核申請應在船期前至少60天提出。工廠審核應在船期前至少30天完成。供貨商應確保工廠在規定的時間內完成審核。收到供貨商提交的《審核申請表》后,本公司將立即開始著手工廠審核程序。審核程序須在《審核申請表》提交后方可啟動。Retail Link網上提供了MSWord格式電子版《審核申請表》 (可下載)。這種電子版表格位于Ethical Standards 文檔版式的Supplier Guide(供貨商指南)中。直接進口供貨商只需在初審及年審前將填好的《審核申請表》提交給Wal-Mart Ethical Standards部門。審核一般在船期前60天完成。美國本土供貨商須在每次審核前,將填好的《審核申請表》提交給Wal-Mart Ethical Standards部門。美國本土供貨商的審核一般在審核提出后30-45天內完成。審核中發現的情況以及審核結果(等級)報告和補充要求一般在2周內提供。美國本土供貨商、直接進口供貨商及其分包商有的供貨商將部分或全部訂單產品包給其它工廠生產。受雇為某供應承包商生產商品的工廠即視為分包商。

生產如下商品的分包商工廠須接受Ethical Standards審核:
A.
成品
B.
Wal-Mart商標標志的零配件
C.
明顯包含在Wal-Mart出售商品中的產品、服裝清洗、加工廠同樣要求進行Ethical Standards審核。供貨商有責任告知所有生產Wal-Mart商品的分包商。
注:供貨商應向所有生產供Wal-Mart出售商品的工廠分發一份英文及本國語言對照的《供貨商標準》海報。

3.
審核時間安排

直接進口供貨商:《審核申請表》被受理后,相關GP辦事處將著手安排審核時間、安排審核員赴現場進行審核。美國本土供貨商:《審核申請表》被受理后,由總部的Ethical Standards部門安排審核時間,并指定第三方審核機構赴現場進行審核。有關事宜,供貨商及工廠應向Wal-Mart's ES部門查詢。Wal-Mart要求第三方審核人員接到供貨商/工廠的相關電話后,轉Wal-Mart ES 部門處理。

4.
審核實施:審核前見面會、工廠巡視、員工訪談、工廠文件審閱、總結會議、簽署審核報告

審核范圍

• 初審及年審應為全面審核。審核人員將審閱至少三個月至一年的記錄。
• 跟進審核主要根據但不限于前次審核結果。跟進審核還包括薪酬及工時審查。
• 對直接進口供貨商工廠進行的審核,范圍還應包括C-TPAT(海關商貿反恐聨盟)要求審核。

任何工廠企圖阻撓或拒絕Wal-Mart指定的審核人員進廠將導致嚴重后果。詳閱《供貨商標準》及本手冊第六章。審核人員無法進廠,便無法確定相關工廠符合《供貨商標準》的情況。對美國本土供貨商的工廠進行審核時,將收取審核費。工廠聯系人資料不齊或是不準確、工廠方面管理人員對審核及接待審核人員的相關要求不了解會嚴重影響審核時限。供貨商應幫助工廠相關人員了解Wal-Mart公司《供貨商標準》相關要求。按照事先安排進行審核時,工廠方面負責人及/或供貨商須在場,并在提出改善措施等內容的現場報告上簽字確認。進行審核時,必須有工廠方面負責人在場。如工廠方面負責人未到場,直接進口供貨商仍應承擔第三方審核費用。

整個審核程序包括如下活動:

一、審核前見面會
二、工廠巡視
三、員工訪談
四、工廠文件審閱
五、總結會議
六、簽署審核報告

一、審核前見面會

審核人員抵達工廠后,先與工廠管理人員見面。工廠管理人員應提供填好的工廠調查表。此階段,審核人員還將核實工廠的營業執照,并對工廠提交的資料一一核實確認。

二、工廠巡視

審核前見面會結束后,審核人員將在廠區內巡視。一般情況下,審核人員進行巡視時,只需要工廠管理人員的最低限度協助。在盡可能少的監視之下,審核人員才能以最有效的方式進行審核。當然,因工廠規模不同,巡視所需時間會有不同。

審核人員將在生產區與工廠員工進行簡短對話,詢問機械操作及其它與Wal-Mart《供貨商標準》相關的問題。此外,審核人員可能會測量空間、測試防火設備及其它設備是否處于受控狀態,并檢查維修、保養記錄。巡視結束時,審核人員將要求提供有關人事、工時及工資記錄的文件。工資審查根據工廠規模大小而定。

三、員工訪談

員工訪談屬于評估行為守則(《供貨商標準》)問題的行業標準。Wal-Mart認為了解員工意見是審核程序中不可缺少的一環。審核結果及發現的情況可以通過這類面談獲得確認。

員工訪談應在生產區以外單獨進行。工廠管理人員應提供一間單獨的面談室。面談時,工廠管理人員或其代表不得在場。面談員工人數不少于15人,最多不超過25人,具體人數視工廠規模而定。面談對象應為代表廠內男女員工、從廠內不同部門挑選出來的代表。此外,最好選擇關鍵生產崗位的員工。通常,審核人員將在巡視工廠時挑選好面談物件。如文件審閱過程中發現一些問題,也可以隨時能請相關員工前來面談。

四、工廠文件審閱

為進一步確保Wal-Mart《供貨商標準》的正確貫徹、執行,Wal-MartWal-Mart指定的第三方將會采取工廠現場檢查等措施,以確保《供貨商標準》得到正確貫徹、執行。未能通過工廠現場檢查或拒絕接受工廠現場
檢查、相關文件檢查的供貨商將面臨立即取消剩余訂單、商品拒收、退貨、終止業務往來等后果。

五、總結會議

按照事先安排進行審核時,工廠管理人員代表及/或供貨商須在場,并在提出改善措施等內容的現場報告上簽字確認。審核人員將在總結會議上與廠方一起總結審核結果,并與工廠管理人員討論發現的不符合Wal-Mart公司《供貨商標準》之處。審核人員將編寫一份現場報告,內容包括審核過程中發現的違規行為及改善措施建議。總結會議期間,審核人員將討論現場報告中指出的問題及提出的改善措施。工廠管理人員及審核人員應在現場報告上簽字確認。這樣可確保工廠管理人員也有一份關于問題(違規行為)及補救建議記錄。工廠管理人員應采取措施處理現場報告中指出的問題。工廠管理人員應在跟進審核見面會時,將編寫好的《行動計劃》提交給審核人員。跟進審核期間,審核人員將確認措施的執行情況。供貨商及/或工廠應多與區域辦事處聯系,就現場報告的問題及/或建議及時溝通。

審核重點

Wal-Mart
根據需要及時評估并更新審核項目核對表。詳閱附錄B。所提供清單僅供參考。清單根據需要及時更新、修改。

美國海關商貿反恐聯盟(C-TPAT)(直接進口商適用)

供貨商/工廠須將填好的有關C-TPAT問題調查表提交給本地區ES辦事處。ES部門將檢查工廠審核安全方面要求的落實情況。審核期間,審核人員將參照調查表的回答,評估安全程序,并提出改進建議。

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